Ydelser — det her kan vi bygge

Filer der håndterer sig selv

De fleste virksomheder har en person, der ved hvor filerne skal hen. Det er ikke et system — det er en kollega, der husker det. Vi bygger systemet: filer bliver læst, navngivet, sorteret og arkiveret efter regler, der passer til jeres opgaver.

Hvor filerne kommer fra

Bilag i mails — fakturaer, ordrebekræftelser, følgesedler.
Scanninger — fra kopimaskinen eller scanneren, ofte med et meningsløst filnavn.
Eksporter fra fagsystemer — CSV- eller PDF-udtræk der skal ind i noget andet.
Filer der bare lander — downloads, delte mapper, dropboxe, en ekstern part der uploader.

Fil modtaget→ Åbnet og læst→ Navngivet efter aftale→ Lagt i rigtig mappe→ Registreret i loggen

Sådan ved systemet hvad filen er

Indholdet bliver læst — ikke bare filnavnet. Ud fra det og ud fra jeres regler (kundenavn, dato, dokumenttype, afdeling) bliver filen placeret. Er systemet i tvivl, lægger filen i en til gennemsyn-mappe og fortæller det, i stedet for at gætte. Og intet bliver slettet — det kan altid findes igen.

Det I skal beslutte: hvilke mappestrukturer der er de rigtige, og hvordan filerne skal navngives. Det er jeres faglighed, ikke vores. Vi skriver den ned som regler, så to personer ikke længere gør det forskelligt.

Vi betjener programmerne — udefra

Her er den vigtigste forskel på os og en traditionel integration. Vi kobler os ikke på jeres programs database, vi installerer ingen connector, og vi ændrer ikke i programmet. I stedet betjener vi programmet på skærmen: vi åbner det, klikker, skriver i felterne og henter resultatet — præcis som du selv ville gøre det.

Simpelt, overflade og visuel håndtering — præcis som du selv ville gøre det. Det betyder, at det virker på de programmer, I allerede har, også de gamle. Også når leverandøren ikke har en integrationsmulighed, og når der ikke findes en udvikler, der kan bygge en.

Hvad "udefra" betyder helt konkret

Ingen API-adgang. Vi bruger ikke programmets datagrænseflade — den er ofte låst, dyr eller findes ikke.
Ingen databaseadgang. Vi læser ikke i jeres tabeller og skriver ikke i dem.
Ingen ændring i opsætningen. Intet bliver installeret ind i programmet, og dets version er upåvirket.
Ingen særlige rettigheder. Agenten arbejder med en helt almindelig bruger — den kan kun det, den bruger må.

Det vi ikke får adgang til: jeres data i baggrunden, andre brugeres sager, jeres servere, jeres nøgler. Det, agenten kan, er det, en medarbejder med den samme bruger og den samme skærm kan. Ikke mere.

Hvad det kræver af jer

Programmet er installeret (eller tilgængeligt i browseren), som det er i dag.
Der findes en bruger, agenten må arbejde med — og aftaler for hvad den må.
En maskine, løsningen kan køre på. Vi kører gerne på en maskine hos jer.

Hvor grænsen går

Fordi vi arbejder på overfladen, er vi afhængige af, at skærmen ser ud som forventet. Ændrer leverandøren i layoutet, opdager agenten det og standser — den fortsætter ikke på et gæt. Vi får besked, opdaterer opskriften, og kører igen. Og systemet er ikke hurtigere end programmet selv tillader: vi betjener det, som et menneske ville, blot uden at blive distraheret og uden at skulle huske rækkefølgen.

Dokumenter klargjort automatisk

Mange opgaver er ikke "behandl en fil" — de er "åbn programmet, lav et dokument færdigt". En faktura der skal tastes ind. En ordrebekræftelse der skal laves som PDF og sendes til godkendelse. En skabelon der skal udfyldes med de samme oplysninger som sidst.

Opgave modtaget→ Oplysningerne læst→ Program åbnet→ Felter udfyldt→ Gemt i rigtigt format→ Klar til godkendelse

Det arbejde vi typisk tager over

Indtastning i regnskabs- eller fakturaprogram ud fra et bilag eller en mail.
Udfyldelse af skabeloner — Word, Excel eller et fagsystem — med oplysninger hentet fra en anden kilde.
Konvertering og navngivning — samme dokument i det format og med det navn, modtageren forventer.
Samling af udkast — dokumentet ligger færdigt, når medarbejderen møder om morgenen.

Udkastet bliver aldrig sendt eller bogført af sig selv. Det bliver lagt klar, med en kvittering på hvad der er gjort, så et menneske kan godkende det med ét blik.

Agenter der læser og forbereder

En agent er ikke et magisk væsen — det er et stykke software, der kan læse en opgave, træffe et lille valg og udføre flere trin i træk. Det er præcis det, der gør den anvendelig, og præcis derfor den skal holdes i kort snor.

Vi bygger agenter, der læser, sorterer og forbereder: læser en henvendelse og finder de oplysninger der skal bruges, sorterer en bunke filer efter indhold, finder de bilag en sag mangler, og lægger arbejdet klar til et menneske. Beslutningen bliver hos jer.

Ingen agent får frie hænder fra dag ét. Autonomi optjenes gennem dokumenteret træfsikkerhed og trækkes tilbage ved første fejltrin.
Den stopper, når den er i tvivl. Genkender den ikke situationen, spørger den — den gætter ikke.
Alt kan efterprøves. Hver kørsel, godkendelse og afvigelse registreres.

Læs om sikkerheds- og styringsmodellen →

Det her kan vi bygge